Mehr Anfragen · · 6 Min. Lesezeit · Von Alexander
Ausfallhonorar: Faire Regeln bei Terminabsagen
Ein Ausfallhonorar kann einen reservierten Termin absichern, ist aber keine automatische Strafe für jede kurzfristige Absage. Entscheidend sind ein verbindlicher Termin, ein echter Ausfall, transparente Regeln und eine angemessene Berechnung.
Wann darf ein Ausfallhonorar verlangt werden?
Ein Ausfallhonorar kommt vor allem dann infrage, wenn für einen Kunden eine feste Zeit exklusiv reserviert wurde und der Betrieb diese Zeit nach einer zu späten Absage nicht anderweitig nutzen konnte. Das betrifft nicht nur Arzt- oder Therapiepraxen, sondern kann auch Salons, Coaches, Fotografen, Werkstätten und andere Terminbetriebe betreffen. Ob ein Anspruch besteht, hängt jedoch vom Vertrag und vom konkreten Einzelfall ab.
Als rechtlicher Ausgangspunkt wird häufig § 615 BGB herangezogen: Gerät der Auftraggeber bei einer vereinbarten Dienstleistung in Annahmeverzug, kann die vereinbarte Vergütung grundsätzlich bestehen bleiben. Der Betrieb muss sich aber ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb anrechnen lassen. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen erklärt in ihrem Beitrag mit Stand 22.07.2026 ebenfalls, dass Ausfallhonorare grundsätzlich zulässig sein können, die Voraussetzungen und die Höhe jedoch im Einzelfall geprüft werden müssen.
Welche Voraussetzungen sollten Betriebe nachweisen können?
Je klarer der Ablauf dokumentiert ist, desto weniger Streit entsteht. Der Kunde sollte vor der Buchung erkennen können, dass der Termin verbindlich reserviert wird, bis wann eine kostenfreie Absage möglich ist und wie ein möglicher Ausfall berechnet wird. Ein versteckter Hinweis erst auf der Rechnung ist dafür zu spät.
Zusätzlich muss der Betrieb den tatsächlichen Ausfall plausibel machen. Wurde der Termin neu vergeben, fand eine andere abrechenbare Arbeit statt oder sind erhebliche Kosten entfallen, kann nicht einfach die volle Vergütung verlangt werden. Eine Terminbestätigung, die Einwilligung in die Stornoregel, der Zeitpunkt der Absage und der Belegungsplan sollten deshalb nachvollziehbar gespeichert werden.
- Verbindlicher, individuell reservierter Termin
- Vorher klar mitgeteilte und akzeptierte Stornobedingungen
- Absage nach Ablauf der vereinbarten kostenfreien Frist oder Nichterscheinen
- Keine zumutbare Ersatzbelegung des Zeitfensters
- Nachvollziehbare Berechnung unter Abzug ersparter Kosten
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein?
Eine allgemein gültige Prozentzahl gibt es nicht. Ausgangspunkt kann die vereinbarte Vergütung sein, davon müssen jedoch ersparte Aufwendungen und mögliche andere Einnahmen abgezogen werden. Bei einer einstündigen Beratung können etwa Fahrtkosten entfallen; bei einer Behandlung möglicherweise Materialkosten. Eine pauschale Gebühr sollte den typischen Schaden realistisch abbilden.
Für vorformulierte Vertragsbedingungen ist § 309 Nr. 5 BGB wichtig. Danach darf eine Schadenspauschale den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen. Außerdem muss dem Kunden ausdrücklich möglich bleiben, nachzuweisen, dass gar kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Die folgende Übersicht ist daher eine Gestaltungshilfe, keine gesetzliche Gebührenordnung.
| Situation | Sinnvolle betriebliche Reaktion | Wichtiger Nachweis |
|---|---|---|
| Absage innerhalb der kostenfreien Frist | Kein Ausfallhonorar | Zeitpunkt der Absage |
| Späte Absage, Termin wird neu vergeben | Kein oder nur belegbarer Restschaden | Ersatzbelegung und ersparte Kosten |
| Späte Absage, Termin bleibt frei | Angemessene Pauschale oder konkret berechneter Ausfall | Reservierung, Vergütung und Abzüge |
| Nichterscheinen ohne Nachricht | Gleiche Prüfung wie bei später Absage | Terminbestätigung und tatsächlicher Ausfall |
Sind 24 oder 48 Stunden Stornofrist gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Weder 24 noch 48 Stunden sind eine allgemeine gesetzliche Standardfrist. Betriebe wählen solche Fristen, damit abgesagte Termine noch vergeben werden können. Welche Frist angemessen ist, hängt unter anderem von Terminlänge, Branche, Vorbereitungsaufwand und realistischer Wiederbelegung ab.
Die Ärztekammer Nordrhein nennt in einem Beitrag aus Ausgabe 2/2026 beispielsweise eine rechtzeitig vereinbarte Absagefrist von 48 Stunden als mögliche Gestaltung für Bestellpraxen. Daraus folgt aber keine allgemeine Pflicht für alle Branchen. Eine faire Regel kann beispielsweise bis 24 Stunden vor kurzen Standardterminen und bis 48 Stunden vor längeren, exklusiv vorbereiteten Terminen kostenfrei sein. Das ist unsere betriebliche Einschätzung, keine gesetzliche Vorgabe.
Wie formuliert man faire Stornobedingungen?
Gute Stornobedingungen sind kurz, konkret und bereits im Buchungsprozess sichtbar. Sie nennen die kostenfreie Frist, den Berechnungsweg und den Hinweis, dass ein geringerer oder fehlender Schaden nachgewiesen werden kann. Formulierungen wie „Bei jeder Absage werden immer 100 Prozent fällig“ sind unnötig hart und rechtlich riskant.
Ein verständliches Muster lautet: „Der Termin wird ausschließlich für Sie reserviert. Eine kostenfreie Absage ist bis 24 Stunden vor dem Termin möglich. Bei späterer Absage oder Nichterscheinen können wir den tatsächlich entstandenen Ausfall beziehungsweise eine angemessene Pauschale berechnen, sofern der Termin nicht anderweitig vergeben werden kann. Ihnen bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.“ Lassen Sie das Muster für Ihre Branche und Ihren Ablauf rechtlich prüfen.
Anzahlung oder Ausfallhonorar: Was ist der Unterschied?
Eine Anzahlung wird vor dem Termin auf die spätere Rechnung angerechnet. Sie kann bei langen, materialintensiven oder stark nachgefragten Terminen die Verbindlichkeit erhöhen. Ein Ausfallhonorar wird dagegen erst relevant, wenn ein reservierter Termin zu spät abgesagt oder nicht wahrgenommen wird und dadurch ein ersetzbarer Schaden entsteht.
Die Anzahlung darf nicht automatisch ohne Prüfung einbehalten werden. Die Stornoregel sollte erklären, ob und in welchem Umfang sie mit einem berechtigten Ausfall verrechnet wird und wann der Rest zurückgezahlt wird. Für viele kleine Betriebe ist eine klare Online-Buchung mit Bestätigung, Erinnerungsnachricht und sichtbarer Stornofrist wirksamer als eine hohe pauschale Sanktion.
Wie setzt die Website die Regeln kundenfreundlich um?
Zeigen Sie die Regel direkt am Buchungsbutton und wiederholen Sie sie in der Terminbestätigung. Eine Pflicht-Checkbox kann dokumentieren, dass der Kunde die Stornobedingungen vor Abschluss gesehen hat; sie ersetzt aber keine faire und wirksame Formulierung. Speichern Sie nur die nötigen Buchungsdaten und erklären Sie deren Verarbeitung in der Datenschutzerklärung.
Automatische Erinnerungen mit einem gut sichtbaren Absagelink senken Konflikte und machen frei werdende Termine schneller verfügbar. Für ein Website-Abo kann eine Buchungsfunktion als Erweiterung eingerichtet werden; bei uns kostet sie 149 € monatlich inklusive Umsatzsteuer zusätzlich zum gewählten Website-Tarif. Entscheidend ist nicht die Technik allein, sondern ein Prozess, den Kunden auf dem Smartphone in wenigen Sekunden verstehen und nutzen können.
Häufige Fragen zum Ausfallhonorar
Ist ein Ausfallhonorar immer erlaubt?
Nein. Es braucht einen vertraglichen und tatsächlich nachvollziehbaren Ausfall. Verbindlichkeit, vorherige Information, Ersatzbelegung und ersparte Kosten spielen eine wichtige Rolle.
Darf ich bei Nichterscheinen 100 Prozent berechnen?
Nicht automatisch. Auch dann müssen ersparte Aufwendungen und mögliche andere Einnahmen berücksichtigt werden. Eine Pauschale darf den typischen Schaden nicht übersteigen.
Müssen Kunden die Stornobedingungen unterschreiben?
Eine Unterschrift ist nicht in jedem Buchungsweg zwingend. Der Betrieb sollte aber nachweisen können, dass die Bedingungen vor der Buchung klar angezeigt und akzeptiert wurden.
Was gilt bei Krankheit?
Krankheit schließt einen Anspruch nicht automatisch aus. Ob trotzdem gezahlt werden muss, hängt vom Vertrag, der Zumutbarkeit und dem Einzelfall ab. Kulanzregeln können Streit vermeiden.
Ersetzt dieser Ratgeber eine Rechtsberatung?
Nein. Der Beitrag erklärt allgemeine Grundsätze. Lassen Sie Ihre Stornobedingungen und den konkreten Fall bei Unsicherheit anwaltlich prüfen.