Письма попадают в спам? SPF, DKIM и DMARC простыми словами

Почему деловые письма попадают в спам?

Почтовые сервисы проверяют, можно ли доверять отправителю: имеет ли сервер право отправлять от имени домена, не изменилось ли письмо и есть ли политика для поддельных писем.

С февраля 2024 Gmail требует для всех отправителей минимум SPF или DKIM. Для массовых отправителей свыше 5 000 писем в день нужны SPF, DKIM и DMARC, корректный DNS, TLS и низкая spam rate. Даже малому бизнесу лучше настроить всё заранее.

• симптомы: Angebote, Rechnungen и ответы форм не доходят
• причины: нет DNS-записей, неправильно подключены CRM или newsletter
• доставляемость зависит от техники, текста и репутации домена

Что такое SPF?

SPF — это список серверов, которым разрешено отправлять письма от имени вашего домена. Туда должны входить mailbox, сайт, CRM, newsletter-tool и Rechnungsprogramm, если они отправляют письма.

Ошибка — создать несколько SPF-записей. Нужна одна TXT-запись, начинающаяся с v=spf1. Также есть лимит: SPF-проверка не должна превышать 10 DNS-lookups.

• только один SPF-record
• включить всех реальных отправителей
• не добавлять инструкции провайдеров отдельными строками
• осознанно выбрать ~all или -all

Чем DKIM отличается от SPF?

DKIM подписывает письмо криптографически. Публичный ключ лежит в DNS под selector, например selector1._domainkey.

DKIM важен, потому что SPF может ломаться при пересылке, а DKIM-подпись часто сохраняется. Google требует минимум 1024 bit для Gmail и рекомендует 2048 bit, если провайдер поддерживает.

• включить DKIM для каждого сервиса
• использовать 2048-bit где возможно
• проверять после переезда домена или смены провайдера
• удалять старые selector-записи

Зачем нужен DMARC?

DMARC говорит получателю, что делать, если SPF или DKIM не прошли или не совпадают с видимым From-domain. Политики: p=none, quarantine или reject.

Для малого бизнеса безопасно начать с p=none: сначала посмотреть отчёты и понять, кто реально отправляет от домена. Затем можно постепенно усилить политику.

• начать с мониторинга
• проверить newsletter, shop, формы и Rechnungs-Tools
• quarantine/reject включать только после тестов
• DMARC снижает риск spoofing вашего домена

Что с формами сайта, newsletter и счётными сервисами?

Проблемы часто создаёт не обычный mailbox, а сторонние системы: контактная форма, newsletter-платформа, CRM или сервис счетов. Они могут отправлять как ваш домен без правильной авторизации.

Решение: формы через authenticated SMTP или transactional mail, newsletter — с domain authentication, Rechnungs-Tools — с DNS-записями провайдера.

• не ставить e-mail клиента в From
• адрес клиента лучше в Reply-To
• newsletter не отправлять через обычный info@
• после нового tool делать DNS-test

Как проверить доставляемость на практике?

Отправьте реальные тесты в Gmail, Outlook и на свой адрес. Проверьте headers: spf=pass, dkim=pass, dmarc=pass. Важно тестировать все источники: mailbox, форму, newsletter, Rechnungssystem.

Не забудьте E-Mail-Signatur. IHK указывает, что деловые e-mail могут требовать Pflichtangaben, особенно для компаний из Handelsregister.

• проверить DNS
• отправить тесты из всех систем
• посмотреть результаты SPF/DKIM/DMARC
• не использовать купленные базы
• перепроверять после смены hosting или tool

Когда нужен Dienstleister?

Один домен и один mailbox часто настраиваются быстро. Но несколько сервисов легко приводят к дубликатам SPF, опечаткам и забытым DKIM selectors.

Лучше, когда DNS, hosting, сайт и почта имеют одного ответственного. В Abo-модели такие базовые проверки можно делать регулярно, особенно после подключения новых инструментов.